SOLICITUD DE GASTOS
Solicitud y autorización de gastos antes de su pago
Para mantener control sobre el gasto sin frenar la operación, el personal operativo puede solicitar un gasto para su autorización, en lugar de pagarlo directamente de caja. Esto aplica tanto a compras de mercancía como a gastos operativos.
Guía de solicitud (personal operativo)
Acceso
La opción se encuentra en Operación > Solicitud de gastos.
Captura el concepto y monto
Indica el concepto del gasto, el monto estimado, el proveedor (si aplica) y una breve justificación.
Envía a autorización
Al grabar, la solicitud queda pendiente de revisión por parte de administración.
Guía de autorización (administración)
Revisa las solicitudes pendientes
En Administración > Pagos, las solicitudes de gasto originadas en la sección de Operaciones > Solicitud de gastos aparecen como pendientes de procesar.
Autoriza o rechaza
Administración revisa el concepto y monto, y decide autorizar el pago, ajustarlo, o rechazarlo.
Procesa el pago
Al autorizar, la solicitud se convierte en un registro de pago/egreso, con el concepto correspondiente para su agrupación en el estado de resultados (ver sección Gastos administrativos).
Tip
Usa la solicitud de gastos para todo aquello que no sea indispensable pagar de inmediato desde la caja de la tienda; esto reduce el uso de gastos operativos (ver la recomendación en esa misma sección) y mejora el control administrativo.
Nota
Las compras de mercancía también pueden originarse con o sin una solicitud previa, dependiendo de si las registra el personal de logística directamente en Inventarios > Compras o si primero pasan por autorización.