CONCILIACIÓN Y AUDITORÍA DE PLATAFORMAS
Verificación de las liquidaciones de Rappi, Uber Eats, Didi Food y Extra Rápido contra lo vendido
Registrar la venta a una plataforma de reparto (ver secciones Cobro a plataformas y Ventas plataformas integradas) es solo la primera mitad del proceso. La segunda mitad es verificar que lo que la plataforma deposita y cobra de comisión corresponda exactamente a lo que el sistema registró como vendido.
Por qué es necesario
Las plataformas retienen su comisión antes de liquidar, y en ocasiones aplican descuentos, promociones a su cargo, cancelaciones o ajustes que no siempre llegan reflejados de forma automática al POS. Sin una conciliación periódica, estas diferencias pasan desapercibidas y afectan directamente la utilidad.
Guía de conciliación
Reúne las fuentes de información
- El reporte de ventas por plataforma dentro de Extra POS (Reportes > Ventas, filtrado por tipo de venta/plataforma).
- El estado de cuenta o resumen de liquidación que cada plataforma entrega (Rappi, Uber Eats, Didi Food, Extra Rápido).
Compara orden por orden
Coteja cada orden registrada en el sistema contra la que aparece en el resumen de la plataforma: folio, importe bruto, comisión retenida y neto liquidado.
Identifica diferencias
Las diferencias más comunes son: órdenes canceladas por el cliente que no se canceló en el sistema, promociones absorbidas por la plataforma no reflejadas, comisiones distintas a la tasa pactada, o depósitos que agrupan varios días.
Documenta y da seguimiento
Registra las diferencias encontradas y, cuando corresponda, levanta el reclamo directamente con la plataforma dentro de su plazo de aclaraciones.
Registra el ajuste contable
El neto realmente depositado por la plataforma se concilia contra la cuenta bancaria correspondiente (ver sección Conciliaciones bancarias); cualquier diferencia no recuperable se registra como gasto de comisión o ajuste.
Tip
Haz esta conciliación con la misma frecuencia con la que la plataforma liquida (generalmente semanal); entre más tiempo pase, más difícil es reclamar una diferencia.
Nota
La sincronización del menú y de precios por plataforma (ver sección Ventas plataformas integradas) reduce errores de cobro, pero no sustituye la conciliación de las liquidaciones: la comisión, las cancelaciones del lado del cliente y las promociones a cargo de la plataforma solo se detectan comparando contra su resumen de pago.
Auditoría periódica
Además de la conciliación semanal, conviene hacer una auditoría mensual que revise: la tasa de comisión efectivamente aplicada contra la pactada en el contrato, la tendencia de cancelaciones por plataforma, y el tiempo de preparación/entrega reportado, ya que estos factores también afectan el posicionamiento de la tienda dentro de cada aplicación.